Stroški, regres in avto: kaj normiranemu s.p. ne zniža davčne osnove

Med samostojnimi podjetniki kroži stavek, ki zveni logično, a za normiranca ni točen: "Sem s.p., to si lahko odbijem od davka." Ta miselni vzorec izhaja iz sistema dejanskih stroškov, kjer vsak poslovno potreben račun res zniža davčno osnovo. Normiranec pa deluje po povsem drugi logiki - in ko jo enkrat razumeš, marsikatera dilema izgine sama od sebe.

Ta članek je kratek pregled brez moraliziranja: kaj smeš kupiti (skoraj vse), kakšne posledice ima glede davkov (običajno jih nima), katere pravice ima zaposleni in jih podjetnik nima, ter kdaj računi kljub vsemu štejejo.

Zakaj je pri normirancu drugače

Pri "navadnem" s.p. z dejanskimi stroški se davčna osnova ugotavlja kot razlika med prihodki in dejanskimi, poslovno potrebnimi odhodki. Zato podjetnik zbira račune, jih knjiži in vsak upravičen strošek dejansko zniža znesek, od katerega se obračuna davek.

Pri normirancu je postopek drugačen. Odhodki se ne ugotavljajo iz prejetih računov, ampak se priznajo normirano - kot vnaprej določen delež prihodkov. Posledica je preprosta in zelo pomembna:

Davčna osnova normiranca je odvisna izključno od prihodkov. Posamezen nakup - naj gre za prenosnik, avto ali naročnino - nanjo nima nobenega vpliva.

Iz tega sledi nekaj praktičnih zaključkov:

• Nakup pred koncem leta ne zniža dohodnine. Ni mehanizma, prek katerega bi račun znižal davčno osnovo.

• Ne obstaja seznam "dovoljenih" in "prepovedanih" stroškov, ki bi vplival na davek. Kot podjetnik kupuješ, kar potrebuješ za delo in življenje, davčna osnova pa se zaradi tega ne spremeni.

• Edina številka, ki resnično vpliva na obveznost, je prihodek - torej kdaj in koliko izdaš.

Konkretne številke koliko dohodnine in prispevkov plačaš kot normirani s.p. glede na prihodke lahko preveriš na kalkulatorju.

Konkretni primeri: kaj smeš kupiti in kaj to pomeni z davčnega vidika

Spodaj so primeri, ki jih ljudje najpogosteje iščejo. Pravilo je pri vseh enako, razlika je le v tem, kako pogosto se pojavijo v praksi.

Prenosnik, telefon in oprema

Kupiš lahko kar koli in kadar koli. Ker se odhodki priznavajo normirano, se davčna osnova zaradi nakupa ne spremeni. Nakupa tudi ni treba upravičevati z vidika davčne osnove - vprašanje je zgolj poslovno: ali ti oprema prinese dovolj, da se naložba izplača.

Programska oprema in naročnine

Mesečne naročnine so pri storitvenih dejavnostih pogosto največja ponavljajoča se postavka. Na davek ne vplivajo, vplivajo pa na denarni tok. Zato jih je smiselno spremljati kot poslovni strošek, ne kot "davčno olajšavo".

Avto: nakup, leasing, gorivo, kilometrina

To je najpogostejše vprašanje normirancev. Avto lahko kupiš kot podjetnik ali kot fizična oseba, vzameš leasing, točiš gorivo in plačuješ servise - nič od tega ni prepovedano. Toda nobena od teh postavk ne zniža davčne osnove normiranca. Enako velja za kilometrino: kot normiranec si je ne "izplačuješ" z davčnim učinkom, saj ni odhodka, ki bi se priznal poleg normiranega. Evidenco voženj lahko vodiš za lastno kalkulacijo ali zato, ker jo zahteva naročnik.

Potni stroški in dnevnice

Dnevnice in povračila potnih stroškov so institut, ki v osnovi pripada zaposlenim oziroma napotenim delavcem. Normiranec lahko potuje in plača let, hotel in prevoz, a si dnevnice ne more "obračunati" tako, da bi si s tem znižal davčno osnovo. Če pa stroške poti po dogovoru plača naročnik, je to nekaj povsem drugega - o tem več v poglavju o prefakturiranju.

Malica in kava s stranko

Reprezentanca in prehrana med delom sta pri normirancu enako nevtralni. Kavo s stranko plačaš, ker je del posla, ne zaradi davka.

Izobraževanje in konference

Vlaganje v znanje se pogosto najbolj izplača, a spet iz poslovnih, ne davčnih razlogov. Kotizacija, tečaj ali knjiga davčne osnove ne znižajo.

Delo od doma

Sorazmerni del najemnine, elektrike, ogrevanja in interneta je pri sistemu dejanskih stroškov klasična postavka, ki zahteva dokazljiv izračun deleža. Pri normirancu tega izračuna ne potrebuješ, ker rezultat na davek ne vpliva.

Službena oblačila

Delovna obleka, zaščitna oprema ali oblačila z logotipom so lahko nujna za opravljanje dela. Na davčno osnovo normiranca ne vplivajo.

Pravice zaposlenega, ki jih podjetnik nima

Druga velika skupina nesporazumov izhaja iz primerjave z zaposlitvijo. Zaposleni ima pravice iz delovnega razmerja, ki mu jih zagotavlja delodajalec.

• Regres za letni dopust in božičnica - pravica iz delovnega razmerja. Podjetnik si ju ne izplača in ju tudi ne more upoštevati kot odhodek, ki bi znižal davčno osnovo. Če pa ima s.p. zaposlene, je regres zanje seveda obveznost delodajalca - ne glede na to, ali uporablja normirani sistem odhodkov, ali se ugotavlja davčna osnova na podlagi dejanskih prihodkov in dejanskih odhodkov.

• Povračilo stroškov prevoza na delo in prehrane med delom - prav tako pravica zaposlenega. Za podjetnika samega ne obstaja mehanizem povračila s davčnim učinkom.

• Letni dopust kot plačana odsotnost - podjetnik si lahko vzame prosto, kadar želi, a v tem času preprosto ne ustvarja prihodkov. Plačanega dopusta ni, prispevki pa tečejo naprej.

• Odpravnina, odpovedni rok, nadomestilo za čas odpovedi - vezani so na delovno razmerje. Ob zaprtju dejavnosti podjetnik teh pravic nima.

To je vse posledica drugačnega statusa. Zato je pri načrtovanju cen smiselno upoštevati, da mora podjetnik iz svojih prihodkov sam pokriti tudi obdobja brez dela, bolniško odsotnost in naložbe v opremo. Pravila glede zavarovanja in prispevkov preveri pri ZPIZ in ZZZS, postopke v zvezi s statusom pa na portalu SPOT.

Kdaj računi vseeno štejejo

Računov vseeno ne smeš nujno zavreči. Čeprav ti prejeti računi ne znižajo davčne osnove, obstaja več situacij, v katerih so nujni ali vsaj zelo koristni.

Če si zavezanec za DDV

Status normiranca in status zavezanca za DDV sta dve ločeni stvari. Če si identificiran za namene DDV, pravila o vstopnem DDV veljajo zate enako kot za druge zavezance - in takrat je prejeti račun z vsemi obveznimi sestavinami pogoj za odbitek vstopnega DDV. Pravila o pravici do odbitka in o omejitvah (na primer pri določenih vrstah vozil in reprezentanci) so v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), ki ga najdeš na PISRS, pojasnila pa na FURS.

Če razmišljaš o prehodu na dejanske stroške

Brez evidence porabe ne moreš izračunati, ali bi ti sistem dejanskih stroškov prinesel nižjo osnovo od normiranih odhodkov. Računi so edina podlaga za tak izračun, zato jih zbiraj tudi takrat, ko trenutno nimajo davčnega učinka.

Za dokazovanje poslovnega namena

Račun je dokaz, da je bil nakup opravljen za dejavnost. To je lahko pomembno pri financiranju, pri javnih razpisih, pri subvencijah in v razmerju do naročnikov ali zavarovalnic, ter pri zavezancih za DDV, ki želijo pri nakupu odbiti DDV.

Za jamstvo in garancijo

Brez računa ni uveljavljanja garancije ali stvarne napake. To je najbolj vsakdanji razlog, zakaj se računi za opremo hranijo ne glede na davčni sistem, in to seveda velja tudi za tiste, ki niso podjetniki.

Za vstop v DDV sistem

V primeru določenih nakupov je potrebno vstopiti v DDV sistem (vsaj kot atipični DDV zavezanec). Več o temu si lahko preberete tukaj.

Pri prefakturiranju naročniku

Če se z naročnikom dogovoriš, da ti povrne potne stroške, kotizacijo ali material, ta znesek običajno zaračunaš naprej. Pozor: znesek, ki ga zaračunaš naročniku, je tvoj prihodek, prejeti račun pa ti osnove ne zniža. Pri normirancu zato prefakturiranje stroškov poveča davčno osnovo, čeprav denar zgolj "teče skozi". To je eden redkih primerov, ko ima način dogovora z naročnikom neposreden davčni učinek - zato je pogosto bolj pregledno, da so stroški že vključeni v ceno storitve. Pred spremembo načina zaračunavanja preveri veljavna pravila pri FURS.

Kje je pri normirancu resnični vzvod

Če odhodki na davčno osnovo ne vplivajo, ostane samo ena številka, ki jo je vredno imeti pod nadzorom: prihodek. Zato je pri normirancu urejeno fakturiranje bistveno bolj pomembno kot zbiranje računov za stroške.

• Računi morajo biti izdani pravilno in pravočasno, z zaporednim številčenjem in vsemi obveznimi sestavinami.

• Sproten pregled nad letnim seštevkom prihodkov je pomemben tudi zato, ker so na prihodke vezani pogoji za obstanek v sistemu normiranih odhodkov.

V eSIMPLEE je fakturiranje zasnovano prav okoli tega: izdaja računov, pregled nad plačanim in neplačanim ter sproten seštevek prihodkov, ki dejansko določa tvojo davčno osnovo.

Kdaj je čas za izračun

Vprašanje "ali se mi še splača biti normiranec" je legitimno in se z rastjo prihodkov pojavi pri skoraj vsakem podjetniku. Odgovor ni univerzalen, ker je odvisen od razmerja med tvojimi dejanskimi stroški in normiranimi odhodki, od dejavnosti in od tega, kako stabilni so tvoji prihodki.

Nekaj smernic, ki veljajo ne glede na trenutne številke:

1. Izračun naredi na podlagi podatkov, ne občutka. Potrebuješ realen seštevek letnih prihodkov in realen seštevek dejanskih poslovnih stroškov.

2. Odločitev veži na daljše obdobje. Preskakovanje med sistemoma zaradi enega nenavadnega leta običajno ni smiselno, saj ima lahko dolgoročne posledice.

3. Upoštevaj administrativno breme. Sistem dejanskih stroškov pomeni vodenje poslovnih knjig, amortizacijo in dosledno dokumentiranje vsake postavke in vsakega stroška.

4. Preveri aktualna pravila pri viru. Odstotki, meje in pogoji se spreminjajo, zato pred odločitvijo pogledaj FURS in veljavno besedilo zakona na PISRS. Predlogov, ki še niso uveljavljeni ali so zadržani, ne jemlji kot veljavno pravo - status zakonodajnih postopkov spremljaj na straneh Državnega zbora in v Uradnem listu RS.

Ko pride čas za letno poročanje, ti davčni obračun (obračun akontacije dohodnine in dohodnine od dohodka iz dejavnosti) za normirance v eSIMPLEE iz tvojih prihodkov izračuna davčno osnovo in obveznost - brez ročnega seštevanja in brez ugibanja, kateri račun bi mogoče kaj spremenil.