Konec leta je najpogostejši trenutek, ko se samostojni podjetniki odločijo, da dejavnost zaprejo. Razlogi so različni: redna zaposlitev, ki je prerasla podjemno delo, upokojitev, selitev v tujino, prenos posla na nekoga drugega ali preprosto ugotovitev, da se v tej obliki ne splača več. Datum 31. december je logičen, ker se obdobje obračuna ujema s koledarskim letom in ni treba voditi "polovičnega" poslovnega leta.
Ta vodič pokriva, kaj je treba urediti pred datumom prenehanja, kaj sledi po njem in kaj od obveznosti ostane tudi takrat, ko vas v Poslovnem registru ni več.
1. Preden zaprete: ali je zaprtje res prava odločitev
Zaprtje s.p. je dokončno dejanje. Register vas izbriše, davčna številka dejavnosti ugasne, odnos z naročniki se mora zapreti z zadnjim računom. Preden to storite, poglejte, ali kateri od spodnjih scenarijev bolje ustreza vašemu položaju.
Prehod iz polnega v popoldanski s.p.
Zelo pogosta situacija: podjetnik dobi redno zaposlitev in razmišlja, da bi s.p. zaprl. Pogosto je boljša pot, da s.p. ostane odprt, vi pa se zaposlite - s.p. tako postane "popoldanski". Osnova za zavarovanje in višina prispevkov se v tem primeru bistveno spremenita, dejavnost pa ostane živa za občasne projekte. Preverite, kaj to pomeni za vaše prispevke pri ZZZS in ZPIZ ter kako se uredi sprememba zavarovalne podlage prek SPOT.
Prenos dejavnosti na drugo osebo
Če ima vaš posel neko vrednost tudi brez vas - stranke, blagovno znamko, opremo, pogodbe - obstaja možnost prenosa podjetja na drugo fizično osebo (na primer na družinskega člana) ali preoblikovanje podjetja v kapitalsko družbo, namesto navadnega zaprtja. Pri takih prenosih so davčne posledice bistveno drugačne kot pri preprestem prenehanju, obstajajo pa tudi posebni pogoji, ki jih je treba izpolniti. Pravila najdete v Zakonu o dohodnini na PISRS, praktična pojasnila pa na FURS. To je edini korak v tem članku, pri katerem res velja, da se pred odločitvijo posvetujete s strokovnjakom.
2. Postopek prenehanja korak za korakom
Datum prenehanja ni isto kot datum izbrisa
To je najpogostejši nesporazum. Datum prenehanja opravljanja dejavnosti je dan, ki ga navedete sami in do katerega še lahko poslujete - izdajate račune, prevzemate naročila. Datum izbrisa iz Poslovnega registra Slovenije je dan, ko AJPES podjetnika dejansko izbriše iz registra. Datum prenehanja je tisti, ki šteje za davčne namene in za zavarovanje, zato ga izberite premišljeno. Če želite, da je zadnji dan poslovanja 31. december, mora biti to vaš datum prenehanja.
Objava namere o prenehanju
Zakon o gospodarskih družbah od samostojnega podjetnika zahteva, da namero o prenehanju opravljanja dejavnosti predhodno objavi, da so upniki in poslovni partnerji o tem obveščeni. Objava se izvede prek AJPES. Koliko časa pred datumom prenehanja mora biti objava izvedena in kaj mora vsebovati, preverite v veljavnem besedilu ZGD-1 na PISRS in v navodilih na spletni strani AJPES. Če rok zamudite, vam lahko zamakne celoten načrt zaprtja z zadnjim dnem leta.
Prijava prenehanja prek SPOT
Samo prijavo prenehanja oddate brezplačno prek portala SPOT (z digitalnim potrdilom ali prek smsPASS) ali osebno na kateri koli točki SPOT. V vlogi navedete predlagani datum prenehanja. Tudi tu obstaja rok, koliko dni pred želenim datumom mora biti vloga oddana - aktualnega roka nikoli ne prevzemajte iz forumov ali starih člankov, ampak ga preverite v opisu postopka na portalu SPOT.
Kaj se zgodi po vložitvi
Po izbrisu iz Poslovnega registra AJPES o tem obvesti tudi druge institucije, vendar to ne pomeni, da so s tem urejene vse vaše obveznosti. Odjava iz zavarovanja, zadnji davčni obračun in zaprtje poslovnega računa so ločeni koraki, ki jih je treba opraviti posebej.
3. Kaj morate urediti PRED datumom prenehanja
To je najbolj podcenjen del zaprtja. Po datumu prenehanja nimate več veljavne dejavnosti, zato nekaterih stvari preprosto ne morete več narediti - na primer izdati računa za opravljeno delo.
Izdajte še zadnje račune. Vsako opravljeno storitev in dobavljeno blago zaračunajte pred datumom prenehanja. Če veste, da bo projekt zaključen v začetku januarja, premislite, ali ni bolje datum prenehanja prestaviti ali delo dokončati decembra.
Izdajte morebitne dobropise in popravke. Napake na računih popravite, dokler s.p. še obstaja.
Izterjajte odprte terjatve. Neplačan račun po izbrisu ni izgubljen - terjatev preide na vas kot fizično osebo - a izterjava je bistveno bolj zapletena. Preglejte vse odprte postavke in pošljite opomine dovolj zgodaj.
Poravnajte obveznosti. Dobavitelji, morebitni krediti ali leasing, pogodbene obveznosti do naročnikov. Prenehanje s.p. vas kot fizično osebo ne razbremeni dolgov iz dejavnosti - samostojni podjetnik odgovarja z vsem svojim premoženjem.
Prispevki. Preverite, da imate poravnane vse mesečne obveznosti in da veste, kdaj zapade zadnja. Stanje obveznosti preverite v eDavkih.
Odjava iz obveznih socialnih zavarovanj. Če ste bili zavarovani kot samostojni podjetnik, se morate iz zavarovanja odjaviti. Kateri obrazec se uporabi, v kakšnem roku in ali se postopek izvede prek SPOT, preverite pri ZZZS in ZPIZ. Pozorni bodite na to, da ne ostanete brez zdravstvenega zavarovanja - če se ne zaposlite takoj, preverite, katera zavarovalna podlaga velja za vas naprej.
Izstop iz sistema DDV. Če ste identificirani za namene DDV (bodisi ker ste presegli prag bodisi ker ste se prijavili prostovoljno ali zaradi storitev iz tujine), vam prenehanja identifikacije ni treba posebej urediti, saj davčni organ po uradni dolžnosti sam pridobi informacijo o izbrisu dejavnosti in izda odločbo o prenehanju identifikacije za namene DDV. Morebitne posledice glede popravkov odbitka DDV preverite na spletni strani FURS.
Davčna blagajna in poslovni prostori. Če ste izdajali račune za gotovinsko poslovanje, preverite pri FURS, kako se zapre evidenca poslovnih prostorov in preneha uporaba davčnega potrjevanja računov.
Dovoljenja, licence in registrirane dejavnosti. Če za vašo dejavnost velja posebno dovoljenje ali vpis v poseben register, preverite pri pristojnem organu, kako se ta status zaključi.
Obvestite naročnike. Poslovni partnerji morajo vedeti, do kdaj lahko z vami sklepajo posle in kam naj po tem datumu pošiljajo dokumente.
4. Kaj sledi PO prenehanju
Davčni obračun ob prenehanju opravljanja dejavnosti
Tudi ko dejavnosti ni več, morate za zadnje obdobje poslovanja oddati davčni obračun (obračun akontacije dohodnine in dohodnine od dohodka iz dejavnosti). Pri normirancu ta obračun izhaja iz ustvarjenih prihodkov in normiranih odhodkov, enako kot vsako leto - razlika je v tem, da gre za obračun ob prenehanju. Če je datum prenehanja 31. december, obdobje obračuna pokriva celo koledarsko leto, kar je administrativno najenostavneje.
Rok za oddajo obračuna ob prenehanju je drugačen od običajnega letnega roka. Točen rok in način oddaje preverite na FURS oziroma v Zakonu o davčnem postopku na PISRS. Obračun se odda prek eDavkov. Preverite tudi, ali morate ob prenehanju posebej obravnavati sredstva, ki jih prenesete iz dejavnosti v gospodinjstvo (na primer vozilo ali opremo) - to je pri prenehanju pogosto vprašanje in odgovor je odvisen od vaše situacije.
Zadnji obračun prispevkov in poračun akontacij
Preverite, ali ste za zadnji mesec poslovanja dolžni oddati obračun prispevkov in do kdaj. Po oddaji davčnega obračuna se poračuna tudi razlika med med letom plačanimi akontacijami in dejansko obveznostjo - lahko nastane doplačilo ali vračilo. Plačilne obveznosti in preplačila spremljajte v eDavkih tudi po izbrisu, saj davčna številka fizične osebe ostane ista.
Poslovni račun
Poslovnega računa ne zaprite prehitro. Na njem se lahko še vedno pojavijo plačila strank, preko njega pa boste poravnali zadnje obveznosti in prejeli morebitno vračilo od FURS. Zaprite ga šele, ko je vse poravnano in ko na njem ni več pričakovanih prilivov. O postopku se dogovorite s svojo banko.
Hramba poslovne dokumentacije
Z izbrisom iz registra obveznost hrambe ne preneha. Račune, evidence, bančne izpiske in davčne obračune je treba hraniti še določeno obdobje po prenehanju, saj lahko FURS naknadno opravi nadzor. Koliko let velja za posamezno vrsto dokumentacije, preverite pri FURS in v Zakonu o davčnem postopku na PISRS - roki se med vrstami dokumentov razlikujejo. Praktičen nasvet: pred zaprtjem si iz vseh spletnih orodij, ki jih uporabljate, izvozite dokumente v obliki, ki jo boste lahko odprli tudi čez leta (PDF in tabela s seznamom izdanih računov), in jih shranite na dve različni lokaciji.
5. Ponovno odprtje s.p. po zaprtju
Ponovno odprtje s.p. je mogoče - registracija poteka enako kot prvič, prek SPOT in je brezplačna. Pozor pa velja pri dveh stvareh:
Vstop v sistem normiranih odhodkov. Priglasitev ugotavljanja davčne osnove z upoštevanjem normiranih odhodkov je treba opraviti pri FURS, veljajo pa tudi pogoji glede višine prihodkov in glede obveznega zavarovanja. Ali in kako se pri novem s.p. upoštevajo prihodki, ki ste jih ustvarili pred zaprtjem, je vprašanje, ki ga obvezno preverite pri FURS pred registracijo - to je pogosto odločilno za to, ali boste lahko normiranec ali ne.
Olajšave in ugodnosti za novo registrirane. Če ste ob prvi registraciji uveljavljali delno oprostitev plačila prispevkov za novonastale samostojne podjetnike, se morate zavedati, da jo ob ponovni registraciji ne morete več uveljavljati.
6. Posebnosti: popoldanski s.p. in upokojenec
Popoldanski s.p.
Pri popoldanskem s.p. je zaprtje običajno preprostejše, ker ste socialno zavarovani iz naslova zaposlitve in vam ob prenehanju dejavnosti ne ugasne zdravstveno zavarovanje. Kljub temu veljajo povsem enaki koraki: objava namere prek AJPES, prijava prenehanja prek SPOT, davčni obračun ob prenehanju in hramba dokumentacije. Posebej bodite pozorni na zadnji obračun pavšalnih prispevkov - preverite pri FURS, do katerega meseca ste jih dolžni plačati glede na datum prenehanja.
Pogosta zmota pri popoldanskem s.p. je, da "če ni prometa, ni treba nič oddati". Tudi s.p. brez prihodkov ima obveznosti, zato ga je bolje uradno zapreti kot pustiti odprtega in neaktivnega - ali pa ga, če pričakujete priložnostne posle, ohraniti odprtega in redno oddajati obračune.
Upokojenec z odprtim s.p.
Če prejemate pokojnino in imate odprt s.p., je zaprtje neposredno povezano z vašim statusom pri ZPIZ. Pravila o tem, v kakšnem obsegu lahko upokojenec opravlja dejavnost, kako to vpliva na izplačilo pokojnine (na primer na delni ali sorazmerni del pokojnine) in kaj se zgodi ob prenehanju dejavnosti, so specifična in se spreminjajo. Pred oddajo vloge za prenehanje se obrnite na ZPIZ in preverite, kako se po prenehanju uredi izplačevanje pokojnine v polnem znesku ter od katerega datuma velja sprememba. Davčni del - torej davčni obračun ob prenehanju - pa je enak kot pri vseh drugih normirancih.
Kontrolni seznam za zaprtje
Odločitev: zaprtje, prehod v popoldanski s.p., preoblikovanje v npr. d.o.o., ali prenos na drugo osebo.
Preverite roke na SPOT in AJPES ter si določite datum objave namere in datum oddaje vloge.
Izdajte zadnje račune in dobropise, uskladite odprte postavke z naročniki.
Pošljite opomine za neplačane račune in poskušajte terjatve zapreti pred prenehanjem.
Poravnajte obveznosti do dobaviteljev in prispevke.
Uredite odjavo iz zavarovanj in po potrebi izstop iz sistema DDV.
Izvozite in arhivirajte vso dokumentacijo.
Po prenehanju oddajte davčni obračun in zadnji obračun prispevkov v roku, ki ga preverite pri FURS.
Poračunajte davek, nato zaprite poslovni račun.
Dokumentacijo hranite še toliko časa, kot zahtevajo predpisi.
Kje pri zaprtju pomaga eSIMPLEE
Zaprtje s.p. je predvsem serija administrativnih korakov pri različnih institucijah in tega namesto vas ne opravi nobena aplikacija. Kjer eSIMPLEE dejansko olajša delo, je zadnji del poslovanja in davčni zaključek:
Fakturiranje za zadnje račune in dobropise. Do datuma prenehanja morate izdati vse preostale račune - v fakturiranju jih pripravite hitro, vključno z dobropisi za popravke.
Spremljanje plačil in samodejni opomniki. Pred zaprtjem je ključno, da ostane čim manj odprtih terjatev. Preko eSIMPLEE lahko samodejno pošiljate opomnike za neplačane račune, da vam ni treba ročno preverjati izpiskov.
Izvoz in hramba dokumentov. Vse izdane račune in dobropise izvozite in shranite lokalno, kar potrebujete zaradi obveznosti hrambe po prenehanju.
Davčni obračun za normiranca. Obračun pripravite na podlagi evidentiranih prihodkov, nato pa ga z enim klikom uvozite v eDavke in oddate.
Za konec
Zaprtje s.p. z 31. decembrom je najbolj pregledna varianta, a le, če pravočasno preverite roke. Največ težav ne povzroči sam izbris, ampak stvari, ki se vlečejo za njim: neizterjan račun, neoddan davčni obračun ali dokumentacija, ki je nihče ni arhiviral.